Cycle de vie et statuts d'une facture électronique
Les statuts rendent le parcours d'une facture traçable entre l'émetteur, les plateformes et le destinataire. Ils décrivent un état de traitement. Ils ne tranchent pas à eux seuls un litige commercial. Ils ne fixent pas non plus automatiquement le point de départ du délai légal de paiement.
Les statuts du socle, lorsqu'ils sont applicables
Déposée, rejetée, refusée et encaissée appartiennent au socle de suivi. Cela ne signifie pas que chaque facture doit nécessairement passer par les quatre états. Un statut est utilisé lorsque l'événement correspondant se produit et que le flux le requiert.
- Déposée : la facture est entrée dans le circuit après les premiers contrôles.
- Rejetée : un contrôle technique ou réglementaire bloque le flux ; le motif doit être corrigé avant une nouvelle transmission.
- Refusée : le destinataire conteste la facture pour un motif métier. Le statut signale le désaccord sans le résoudre.
- Encaissée : lorsqu'une donnée de paiement doit être transmise, ce statut décrit un encaissement total ou partiel et peut être mis à jour.
Rejetée ou refusée : l'action n'est pas la même
Un rejet appelle une correction technique, d'adressage ou de donnée avant renvoi. Un refus appelle un traitement commercial : vérification du bon de commande, échange avec le client, avoir ou facture rectificative selon le cas. Dans les deux situations, conservez le motif et la réponse apportée.
Prise en charge ne signifie pas départ légal du délai
Des statuts recommandés, comme mise à disposition, prise en charge, approuvée, en litige ou suspendue, améliorent le suivi opérationnel. Le statut « prise en charge » est un accusé de traitement. Il ne détermine pas à lui seul le départ du délai légal de paiement. Celui-ci dépend des règles légales et du schéma contractuel applicable, notamment de la livraison, de l'exécution de la prestation ou de l'émission de la facture.
Encaissement et données de paiement
Les données de paiement concernent les opérations pour lesquelles la TVA est exigible à l'encaissement, sous les exceptions prévues par l'article 290 A du CGI. Un acompte ou un règlement partiel doit pouvoir être distingué. Le statut « encaissée » ne signifie donc pas nécessairement que toute la facture est soldée. Le pré-remplissage de TVA est un objectif du dispositif, pas une promesse que chaque déclaration sera complète sans contrôle.
Ce qu'il faut vérifier dans une plateforme
- Affichage clair du motif de rejet ou de refus ;
- alertes et responsabilités attribuées ;
- gestion des paiements partiels et des corrections ;
- journal exportable des statuts ;
- absence de confusion entre suivi interne et effets juridiques.
Sources officielles vérifiées le 23/07/2026 : spécifications externes B2B de la DGFiP, norme AFNOR XP Z12-012 et article L441-10 du Code de commerce. Cette page ne remplace pas l'analyse d'un contrat ou d'un litige.
Questions fréquentes
Une facture rejetée est-elle considérée comme reçue ?
Le rejet bloque le traitement et appelle une correction suivie d'une nouvelle transmission. Consultez le code motif fourni par la plateforme.
Le statut prise en charge fait-il démarrer le délai légal de paiement ?
Pas à lui seul. Il accuse un traitement ; le départ du délai dépend des règles légales et contractuelles applicables à la livraison, à la prestation ou à la facture.
Encaissée signifie-t-il que toute la facture est payée ?
Pas nécessairement. Les données peuvent décrire un paiement total ou partiel et faire l'objet de mises à jour.
Le refus d'une facture règle-t-il le litige ?
Non. Il signale une contestation métier mais ne remplace ni l'échange commercial, ni un avoir, ni les recours contractuels.