Archivage et conservation des factures électroniques
Emettre et recevoir une facture electronique conforme n'est que la premiere moitie du travail. Une fois la facture transmise via une plateforme agreee, il reste a la conserver, correctement et longtemps. C'est l'obligation d'aval de la facturation electronique : combien de temps garder le document, sous quel format, et comment prouver qu'il n'a pas ete modifie. Cette page traite la conservation et l'archivage, distincts du cycle de vie et des statuts qui rythment le flux, et des mentions obligatoires qui portent sur le contenu. Vous y trouverez les durees legales, la notion de valeur probante, la piste d'audit fiable, et la repartition des responsabilites apres le 1er septembre 2026.Dix ans, la duree de conservation a retenir
La conservation des factures repose sur deux fondements juridiques. Sur le plan fiscal, l'article L102 B du Livre des procedures fiscales fixe un delai de conservation de dix ans a compter de la date de la derniere operation mentionnee sur le document ou de la date a laquelle il a ete etabli. Ce delai etait de six ans : il a ete porte a dix ans par la loi n 2026-534 du 25 juin 2026 (article 36), pour les documents dont le delai de conservation expire apres le 1er janvier 2027, et il couvre notamment les factures emises et recues ainsi que les pieces justificatives des operations ouvrant droit a deduction de TVA. Sur le plan comptable et commercial, l'article L123-22 du Code de commerce impose deja dix ans a compter de la cloture de l'exercice pour les livres, registres et pieces justificatives.
Les deux regimes convergent donc desormais vers la meme reference : conservez vos factures dix ans. Attention au vocabulaire : l'article L102 B fixe un delai de conservation, a ne pas confondre avec le delai de reprise de l'administration (article L169 du Livre des procedures fiscales), qui est de trois ans en droit commun et peut etre etendu dans certains cas. Certaines correspondances commerciales ou pieces contractuelles relevent d'autres delais, mais pour une facture, la reference operationnelle est dix ans.
Conserver la facture dans son format electronique d'origine
Une facture emise ou recue sous forme electronique doit etre conservee dans son format electronique d'origine. Imprimer un fichier Factur-X, UBL ou CII puis se separer de l'original numerique ne suffit pas : pendant tout le delai de conservation, l'administration peut exiger le fichier structure d'origine, dans l'etat ou il a ete emis ou recu.
Pour les factures papier, la numerisation a valeur fiscale est possible depuis l'arrete du 22 mars 2017 (article A102 B-2 du Livre des procedures fiscales), a condition de produire une copie fidele et durable, avec horodatage et cachet ou signature electronique, conservee dans un dispositif adapte. La copie numerisee doit etre conforme a l'original en image et en contenu (article A102 B-1). Le stockage doit se faire en France, dans un autre Etat membre de l'Union europeenne, ou dans un pays lie a la France par une convention d'assistance mutuelle.
La valeur probante : trois garanties jusqu'au bout de la conservation
Une facture n'a de valeur probante que si trois garanties sont assurees depuis son emission jusqu'a la fin de sa periode de conservation : l'authenticite de l'origine (l'identite de l'emetteur est certaine), l'integrite du contenu (aucune mention, obligatoire ou non, n'a ete modifiee) et la lisibilite (la facture peut etre lue sans difficulte, sur papier ou a l'ecran, par l'utilisateur comme par l'administration). Ces trois exigences figurent au VII de l'article 289 du Code general des impots.
Le point souvent neglige : ces garanties ne s'arretent pas au jour de l'emission. C'est bien pendant toute la duree d'archivage que le document doit rester authentique, intact et lisible. Une facture stockee dans un format proprietaire devenu illisible, ou modifiable sans laisser de trace, perd sa valeur probante meme si elle etait conforme le jour de son emission.
La piste d'audit fiable, mode d'emploi
Le Code general des impots (article 289, VII) admet trois procedes pour garantir l'authenticite, l'integrite et la lisibilite : une signature electronique qualifiee, un echange de donnees informatise (EDI) au format structure, ou des controles etablissant une piste d'audit fiable.
La piste d'audit fiable consiste a documenter le lien entre chaque facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde : bon de commande, bon de livraison, contrat, preuve de paiement. Ces controles doivent etre decrits, presentes et expliques, autrement dit formalises par ecrit et pas seulement pratiques. Avec la reforme, les formats structures transmis via une plateforme agreee renforcent l'integrite technique du document, mais la piste d'audit fiable reste la methode de reference pour les entreprises qui ne recourent ni a la signature qualifiee ni a l'EDI, et pour relier chaque facture a la realite de l'operation.
Reforme 2026 : la plateforme transmet, vous conservez
A compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties a la TVA doivent pouvoir recevoir leurs factures via une plateforme agreee, l'emission devenant obligatoire selon un calendrier par taille d'entreprise. Attention a une confusion frequente : la plateforme agreee transmet et recoit vos factures, mais elle n'est pas legalement tenue de les archiver a votre place. La responsabilite de la conservation, pendant dix ans, reste celle de l'entreprise assujettie.
De meme, l'annuaire central et le concentrateur de donnees (l'ancien portail public de facturation, recentre sur ces roles apres l'abandon de son service gratuit d'emission et de reception le 15 octobre 2024) ne conservent pas vos factures pour vous. Si votre plateforme ou votre operateur de dematerialisation ne propose pas d'archivage inclus, vous devez prevoir une solution dediee : systeme d'archivage electronique, coffre-fort numerique, ou tiers archiveur.
Archivage a valeur probante et coffre-fort numerique : que verifier
Au moment de choisir, distinguez la simple sauvegarde de l'archivage a valeur probante. Une sauvegarde protege contre la perte de donnees ; un archivage a valeur probante garantit, en cas de controle ou de litige, que le document n'a pas ete altere. La norme NF Z42-013 sert de reference pour les systemes d'archivage electronique a valeur probante, et la norme NF Z42-020 pour les composants de type coffre-fort numerique.
Points a verifier avant de vous engager : un archivage a valeur probante ou un coffre-fort numerique, une conservation couvrant au moins dix ans (idealement incluse et non facturee separement), le maintien du format structure d'origine, et la possibilite de documenter une piste d'audit fiable. Certaines plateformes agreees integrent ces fonctions ; d'autres se limitent a la transmission et renvoient vers un prestataire d'archivage. Notre classement des plateformes selon l'archivage a valeur probante detaille, editeur par editeur, ce qui est inclus et ce qui reste en option. Comme le rappelle notre page transparence, l'ordre de ce classement ne depend d'aucun lien commercial.
Defaut de conservation : quels risques
Ne pas pouvoir presenter une facture, ou la presenter dans un format non conforme, expose a des consequences concretes lors d'un controle : remise en cause de la deduction de TVA correspondante, rejet de la comptabilite, voire taxation d'office. Ces effets s'ajoutent aux amendes propres a l'emission et a l'e-reporting prevues par la reforme, detaillees sur notre page dediee aux sanctions et amendes.
La conservation n'est donc pas une formalite de fin de parcours. C'est ce qui rend opposables, dans la duree, les factures que vous avez emises et recues. Pour situer votre echeance et votre besoin d'archivage selon votre profil, vous pouvez passer par le simulateur.
Sources : legifrance.gouv.fr, entreprendre.service-public.gouv.fr, bofip.impots.gouv.fr, impots.gouv.fr, legifiscal.fr, afnor.org. Cette page informe et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal.
Questions fréquentes
Combien de temps dois-je conserver mes factures electroniques ?
Dix ans. Sur le plan fiscal, l'article L102 B du Livre des procedures fiscales fixe un delai de conservation porte de six a dix ans par la loi n 2026-534 du 25 juin 2026 (article 36), pour les documents dont le delai de conservation expire apres le 1er janvier 2027. Sur le plan comptable et commercial, l'article L123-22 du Code de commerce impose dix ans a compter de la cloture de l'exercice. Les deux regimes convergent desormais vers dix ans.
Une facture Factur-X, je la garde en PDF imprime ou dans son format d'origine ?
Dans son format electronique d'origine. Une facture recue ou emise sous forme electronique doit etre conservee sous cette forme ; l'impression papier ne remplace pas le fichier structure original que l'administration peut demander pendant le delai de conservation.
Ma plateforme agreee archive-t-elle mes factures automatiquement ?
Pas necessairement. La plateforme agreee transmet et recoit vos factures, mais elle n'est pas legalement tenue de les archiver. La responsabilite de la conservation reste celle de l'entreprise assujettie. Verifiez si l'archivage a valeur probante est inclus ou s'il faut un prestataire dedie.
Puis-je stocker mes factures electroniques sur un serveur hors Union europeenne ?
Le stockage doit se faire en France, dans un autre Etat membre de l'Union europeenne, ou dans un pays lie a la France par une convention d'assistance mutuelle permettant l'acces en ligne, le telechargement et l'utilisation des donnees par l'administration.
Qu'est-ce que la piste d'audit fiable et suis-je concerne ?
C'est un ensemble de controles documentes reliant chaque facture a la livraison ou a la prestation qui la fonde. Elle est requise pour garantir authenticite, integrite et lisibilite si vous ne recourez ni a la signature electronique qualifiee ni a l'EDI (article 289, VII du Code general des impots).
Le portail public de facturation conserve-t-il mes factures dix ans ?
Non. Recentre sur son role d'annuaire central et de concentrateur de donnees, il n'assure pas l'archivage a long terme de vos factures. La conservation reste a votre charge, via votre solution ou un tiers archiveur.