Notes de frais, tickets de caisse, péage : ce que change la facture électronique
Pour choisir la plateforme agréée qui applique ces règles à votre place : comparer pour votre situation, ou voir les plateformes agréées gratuites.
Deux cas, selon le nom donné au vendeur
La norme AFNOR XP Z12-014 décrit les cas d'usage de la réforme. Pour les frais engagés par un collaborateur, elle distingue deux situations, ses cas 5 et 6. Le Forum national de la facture électronique (FNFE-MPE) les résume dans une fiche publiée en 2026.
- Achat au nom de l'entreprise (cas 5). Le collaborateur donne au vendeur le SIREN de l'entreprise et son adresse de facturation électronique. Le vendeur émet une facture électronique au nom de l'entreprise, marquée comme déjà payée, qui arrive sur la plateforme agréée de l'entreprise. Le collaborateur garde un justificatif ou un duplicata lisible pour sa note de frais.
- Achat en son nom propre (cas 6). Le collaborateur ne mentionne pas l'entreprise. Le vendeur traite la vente comme une vente à un particulier et la déclare dans son e-reporting. Le collaborateur repart avec un ticket, hors du circuit de la facture électronique.
Dans les deux cas, le collaborateur peut payer avec sa propre carte ou avec une carte de l'entreprise. Pour les restaurants, la fiche n° 12 de la DGFiP range dans le premier cas le paiement par une solution « entreprise », comme une carte d'achat, ou par un compte client de l'entreprise.
Le salarié a oublié de demander une facture
Il n'est pas trop tard. Le vendeur peut émettre après coup une facture électronique au nom de l'entreprise, par sa plateforme agréée. Cette facture porte la mention « TVA déjà collectée » dans son cadre de facturation, parce que la vente figure déjà dans son e-reporting. L'administration ne compte ainsi pas deux fois la même TVA. La fiche n° 12 de la DGFiP décrit ce cas pour les restaurants, et la fiche du FNFE-MPE pour tous les frais d'un collaborateur.
Un ticket ne suffit pas à récupérer la TVA
Entre deux assujettis à la TVA, une facture est obligatoire. La fiche n° 12 de la DGFiP en tire la conséquence : le ticket de caisse remis au collaborateur n'est pas une pièce suffisante pour déduire la TVA. La dépense reste déductible du résultat si elle est justifiée, mais la TVA du ticket risque d'être perdue. Ce risque existait déjà avant la réforme, qui ne modifie ni les règles comptables ni les règles fiscales, rappelle la DGFiP.
Les tolérances qui restent : restaurant, péage, parking
La fiche n° 12 renvoie au BOFiP (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20), qui admet des documents allégés dans certains secteurs. Elle précise que les tolérances de la restauration demeurent inchangées, et la fiche du FNFE-MPE reprend celle du péage.
- Restaurant, jusqu'à 150 € HT. Un ticket qui indique le taux et le montant de la TVA, le montant HT et le montant TTC permet de déduire la TVA. Le client doit y inscrire lui-même l'identification complète de l'entreprise : raison sociale, et adresse ou siège. Au-delà de 150 € HT, il faut une facture avec toutes les mentions obligatoires.
- Péage payé à chaque passage. Le reçu de la barrière vaut facture s'il porte les mentions obligatoires et un espace réservé à l'usager. Celui-ci y inscrit le nom ou la raison sociale et l'adresse de l'entreprise, l'immatriculation du véhicule, son utilisateur et l'objet du déplacement. Le vendeur déclare ces tickets dans son e-reporting, comme des ventes à des particuliers.
- Automates de parking. Les notes des automates qui ne permettent pas d'indiquer le client suivent les mêmes conditions que le péage.
Un péage payé par abonnement, ou par une carte gérée par un tiers, sort de cette tolérance : il appelle des factures complètes. Selon le FNFE-MPE, ce sont alors des factures électroniques mensuelles, traitées comme vos autres factures fournisseurs. Pour les tickets de péage, la TVA déductible n'apparaît dans aucune facture reçue par votre plateforme : si votre déclaration de TVA est pré-remplie, il faudra la corriger, précise la même fiche.
Carburant, magasin, hôtel : la règle générale
La fiche du FNFE-MPE ne retient que deux cas particuliers, le péage et la restauration. Pour un plein de carburant, un achat en grande surface ou en magasin de bricolage, une nuit d'hôtel, ce sont donc les cas 5 et 6 qui s'appliquent. Pour récupérer la TVA, le collaborateur demande une facture au nom de l'entreprise, au moment de payer ou après coup.
Le calendrier du vendeur compte aussi. Une grande entreprise ou une ETI émet ses factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Les PME, les TPE et les micro-entreprises y passent au 1er septembre 2027 : d'ici là, elles peuvent encore remettre une facture papier ou PDF. Votre entreprise, elle, doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, quelle que soit sa taille (calendrier par taille d'entreprise).
Ce que l'entreprise a à préparer
- Donner à vos collaborateurs les bons identifiants : le SIREN et l'adresse de facturation électronique de l'entreprise. Le FNFE-MPE suggère une adresse dédiée à ces achats, par exemple « SIREN_NOTEFRAIS » : voir les niveaux d'adresse de l'annuaire.
- Éviter le double enregistrement. La même dépense peut arriver deux fois : par la note de frais et son justificatif, puis par la facture électronique du vendeur. La DGFiP demande d'y veiller, et le FNFE-MPE propose de rapprocher les deux avant de rembourser le collaborateur.
- Ne pas faire circuler le nom du collaborateur. Quand le payeur est un salarié, ses nom et prénom ne doivent pas être transmis, pour des raisons de protection des données. La DGFiP prévoit à la place un identifiant interne du salarié, reporté sur la note de frais.
- Regarder ce que fait votre outil de notes de frais. Certains reçoivent déjà les factures de frais par une plateforme agréée, d'autres l'annoncent sans date.
| Logiciel | Plateforme agréée ? | En bref |
|---|---|---|
| Eurécia | Non | Son module Notes de frais reçoit les factures de frais via une plateforme agréée que l'éditeur ne nomme pas. |
| Expensya (Medius Expense) | Non, pas en son nom | Expensya, aujourd'hui Medius Expense, n'est sur aucune des deux listes de la DGFiP. Son groupe Medius est une plateforme agréée, immatriculée le 08/01/2026. |
| Lucca | Oui, immatriculée | Plateforme incluse dans l'abonnement selon l'éditeur, via Factures et Notes de frais. |
| Mooncard | Non | Son Pack Facturation Électronique propose la plateforme agréée SuperPDP, immatriculée par la DGFiP le 22/12/2025. |
Côté vendeur : restaurant et commerce
Un commerçant qui tient une caisse déclare dans son e-reporting les ventes faites sans facture, y compris à un salarié qui paie pour son entreprise. S'il émet ensuite une facture électronique pour la même vente, la DGFiP demande aux restaurateurs de ne pas la comptabiliser deux fois : une fois dans le ticket Z de la journée, une fois avec la facture. Notre guide restaurateur et CHR détaille le cas des notes de restaurant.
Sources vérifiées le 30/10/2026 : fiche DGFiP n° 12 « Comment mon entreprise va-t-elle traiter les frais de restauration ? » (mise à jour juin 2026) ; BOFiP BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20 (mesures de simplification : factures de faible montant, péages, restauration), cité par cette fiche ; fiche « Flash : Notes de frais » du groupe de travail bonnes pratiques du FNFE-MPE (2026), qui s'appuie sur les cas d'usage 5, 6, 7, 27 et 28 de la norme AFNOR XP Z12-014. Cette page ne remplace pas un conseil professionnel.
Questions fréquentes
Une note de frais passe-t-elle par la facture électronique ?
Pas la note de frais elle-même : c'est le justificatif que le salarié remet à son entreprise pour être remboursé. C'est l'achat qu'elle rembourse qui peut appeler une facture électronique, si le salarié a donné au vendeur le SIREN de l'entreprise, ou si l'entreprise demande ensuite une facture à son nom.
Un ticket de caisse suffit-il pour récupérer la TVA ?
En général, non. Entre deux assujettis, une facture est obligatoire, et la fiche n° 12 de la DGFiP rappelle qu'un ticket remis au collaborateur ne suffit pas pour déduire la TVA. Trois tolérances restent : la note de restaurant jusqu'à 150 € HT, complétée par l'identification de l'entreprise, le reçu de péage payé à chaque passage et la note d'un automate de parking.
Y a-t-il un montant minimum pour la facture électronique ?
Non. Toute opération entre deux assujettis requiert une facture électronique, rappelle le FNFE-MPE, sans seuil de montant. Le seuil de 150 € HT ne dispense pas de facture : il permet de ne pas porter certaines mentions, ou, pour un restaurant, de laisser le client inscrire lui-même l'identification de son entreprise.
Faut-il une facture électronique pour un ticket de péage ?
Pas pour un péage payé à chaque passage : le reçu vaut facture s'il porte les mentions prévues et que vous y inscrivez l'identification de l'entreprise, l'immatriculation, l'utilisateur et l'objet du déplacement. Le vendeur le déclare dans son e-reporting. Un péage payé par abonnement donne lieu, selon le FNFE-MPE, à des factures électroniques mensuelles.
Le salarié a oublié de demander une facture : que faire ?
Demandez-la au vendeur après coup. Il peut émettre une facture électronique au nom de l'entreprise, avec la mention « TVA déjà collectée », puisque la vente figure déjà dans son e-reporting. La fiche n° 12 de la DGFiP le prévoit pour les restaurants, la fiche du FNFE-MPE pour tous les frais d'un collaborateur.
Le nom du salarié apparaît-il sur la facture électronique ?
Non. Selon la fiche n° 12 de la DGFiP, la transmission du nom et du prénom d'un collaborateur qui paie est proscrite, pour des raisons de protection des données. Un identifiant interne du salarié figure sur la note de frais, ce qui permet à l'entreprise de rapprocher la dépense.